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事前受注情報とは

事前受注情報は、将来の納品に向けた事前注文をシステム上で一元管理する仕組みです。定期配送・季節商品・新商品の予約を登録し、いつ・誰に・どの商品を・どれだけ届けるかを可視化します。これを管理することで将来の需要や出荷量を把握でき、生産・仕入計画や倉庫作業を最適化できるほか、定期注文の入力作業や受注登録漏れを減らし、生産量の変動に応じた予約数の一括調整や予約から受注への一括変換による業務効率化が可能になります。

主要機能

事前受注情報の一元管理（将来の受注・納品の見える化）
将来の納品に向けた事前注文をトランザクションデータとして一元管理します。顧客・商品・期間ごとの出荷予定を一覧で確認できるため、勘ではなくデータに基づいた判断が可能になります。紙やExcelのように担当者ごとに管理が分かれることを防ぎ、受注登録漏れを減らしながら、会社全体で将来の出荷予定を共有できます。
定期・季節・新商品など多様な予約シーンへの対応
定期配送、季節商品、お歳暮や新商品の事前受注など、多様な予約パターンを同じ仕組みで管理できます。「定期はスプレッドシート、季節商品は別帳票」といった管理のバラつきがなくなり、担当者が変わっても同じ画面・同じ流れで運用できます。シーズン前から需要を把握できるため、欠品や過剰在庫を抑えつつ販売機会も逃しにくくなります。
事前受注情報の構造化されたデータ管理（ヘッダー・明細・メモ）
予約ID・顧客情報・取引条件・ステータスなどのヘッダー情報と、商品コード／商品名・数量・単価・税率といった明細情報を整理された形で登録できます。さらに備考と社内メモを分けて持てるため、「顧客に見せたい情報」と「社内だけで共有したい注意点」を切り分けて管理できます。これにより、検索・集計・帳票出力・社内引き継ぎがスムーズになり、トラブル防止にもつながります。
予約から受注への変換とステータス管理
「予約の状況（未確定／確定済／取消済）」と「受注登録の状況（未受注／受注登録）」の2つのステータスで、予約が今どの段階にあるかを明確に把握できます。確定済の予約だけを対象に指定日で受注へ変換できるため、予約はあるのに受注登録を忘れるといったミスを防げます。受注登録済みの予約も一目でわかるので、処理漏れや二重処理をチェックしやすくなります。
一括処理・他マスタとの連携による業務効率化
商品情報・顧客情報・取引条件・受注情報と連携しつつ、「まとめて予約調整」「まとめて受注」などの一括処理が行えます。生産量の増減に応じて顧客ごとの予約確保数を一括で見直し、限られた数量を優先度に応じて効率的に振り分けることができます。さらに、期間や取引条件を指定して予約をまとめて受注に変換できるため、定期的な受注登録作業や転記作業を大幅に削減できます。

役割別メリット

営業担当者向け
営業担当者は、事前受注情報を通じて将来の売上予定と顧客との約束を一覧で把握できます。定期出荷やキャンペーン商品、新商品の予約状況を確認しながら提案内容を組み立てられるため、訪問前の準備がしやすくなります。予約を確定しておくことで、受注登録の事務作業が減り、提案・関係構築といった本来の営業活動に集中できます。
事務担当者向け
事務担当者は、事前に登録された事前受注情報をもとに、指定日のタイミングでまとめて受注に変換できます。そのため、その日に来た注文をすべて一から入力する必要が減り、日々の業務負荷を抑えられます。予約の状況や受注登録の状況を確認することで、処理漏れや二重登録もチェックしやすく、安定したオペレーションを維持できます。
倉庫・物流担当者向け
倉庫・物流担当者は、事前受注情報から今後の出荷予定量を事前に把握できます。顧客・商品・時期ごとの予約状況を見ながら、ピッキングや梱包、車両手配の計画を前広に組み立てることができます。生産量の変動時には、一括調整された予約を基に顧客への割当量を把握できるため、現場が混乱しにくい形で出荷計画を見直せます。
経営・経理担当者向け
経営・経理担当者にとって、事前受注情報は将来の売上・出荷を見通すための予測データになります。顧客別・商品別の予約状況から売上見込みや在庫投資の判断材料を得られ、資金繰りや予実管理にも活用可能です。予約から受注への流れが整理されていることで、実績との比較もしやすく、より精度の高い経営判断につながります。
顧客向け
顧客は、事前受注情報を通じて自社の定期発注やキャンペーン商品の注文を安定的に確保できます。予約サイトから事前に内容を登録すれば、毎回同じ注文を電話やメールで伝える必要がなくなり、発注作業の手間が減ります。繁忙期や人気商品の欠品リスクも下げられ、必要なタイミングで商品を受け取りやすくなるため、取引先との関係を安定して継続しやすくなります。