📮 まとめて送付
「まとめて書類を印刷・送付する」とは
Section titled “「まとめて書類を印刷・送付する」とは”FERMの「まとめて書類を印刷・送付する」機能は、請求書・納品書・領収書などの関連書類を一括で絞り込み・ダウンロードし、そのまま取引先へメールまたは郵送で送付できる業務実行機能です。複数件の書類をまとめて処理することで、事務作業の効率化とヒューマンエラーの抑制を実現します。
まとめて書類を印刷・送付できる書類
Section titled “まとめて書類を印刷・送付できる書類”- 納品書
- 請求書
- 領収書
- メールアドレス
- 郵送
- ステップ1：印刷・送付書類の絞り込み
- ステップ2：書類のダウンロード／送付
ステップ1：印刷・送付書類の絞り込み
Section titled “ステップ1：印刷・送付書類の絞り込み”- 「まとめて書類を印刷・送付する」メニューを開く
- 絞り込み条件を指定
- 関連書類フォーマット：納品書／請求書／領収書
- 関連書類の作成日：日付レンジで指定
- 関連書類の送付方法：メール／郵送
- 「絞り込む」ボタンをクリックすると、対象の書類一覧が更新される
ステップ2：書類のダウンロード／送付
Section titled “ステップ2：書類のダウンロード／送付”1. 書類のダウンロード
Section titled “1. 書類のダウンロード”- 「一括ダウンロードする」ボタンを押すと、現在一覧に表示されているすべての関連帳票をまとめてPDF形式でダウンロードできます。
2. 書類の送付
Section titled “2. 書類の送付”- プレビュー確認
- 「書類を確認する」ボタンで、顧客名・受注ID・金額・件名・フォーマット名などが表示されたプレビュー画面が立ち上がります。
- 送付操作
- 送付したい書類に対して「送付する」ボタンを押す
- 操作完了後、自動でメール送信または郵送手配が開始される
- 送付済は上部に「送付済」、未送付は下部に「未送付」と表示
- 備考欄へのコメント
- 「関連書類の備考欄」に入力したコメント（例：顧客への一言メッセージや連絡事項）は、送付対象の書類に反映され、送付後も記録として参照可能です。
3. 残りの関連書類を送付する
Section titled “3. 残りの関連書類を送付する”- 「残りの関連書類を送付する」にチェックを入れて操作完了すると、「送付する」または「後で送付する」を選択した書類以外が一括で送付対象になります。
ステータスの切り替え
Section titled “ステータスの切り替え”- 誤って「送付する」状態にした場合は、「未送付に戻す」ボタンを押してステータスを「未送付」に戻すことができます。
- ステータスを戻すと、その書類は再送付可能な状態に復帰します。
以上の操作フローにより、FERMでは複数の関連書類を効率的にまとめて印刷・送付でき、業務時間の短縮と送付漏れの防止を両立できます.